如何自動化框架協議報價，減少人工查找

簽有框架協議的客戶詢問可以訂購哪些品項，但您的團隊必須先核對合約條款與產品、價格紀錄，才能回覆。報價自動化的起點，就是串接這些紀錄，讓團隊減少查找與人工交接，依據合約準備報價草稿。

合約本體（ontology）是一套共用的企業模型，串接客戶、協議、產品、價格條款及決策負責人。它讓報價軟體能以一致的方式，從現有系統中找出適用條款。

合約本體能為您的業務團隊帶來什麼？

合約本體讓訂購權益與價格查核可以重複使用，不必由每位客戶經理在每次收到需求時重新梳理。FAIS 的做法是為這些業務關係建立模型，再將工作流程自動化與之串接，讓現有的 ERP、CRM 與合約檔案支援共用的報價流程。

實際效益來自以下具體串接：

• 減少查找。 將客戶與所需品項連結至適用協議及原始條款，讓審核人員能查閱草稿的依據。
• 查核更一致。 記錄適用的價格條款與日期，再設定報價工具，於送審前進行驗證。
• 減少重複輸入。 將核准的報價資料串接至接收系統，不必要求員工再次複製輸入。
• 可重複使用的自動化。 搭配適當的連接器與權限，讓未來的續約提醒與訂單受理查核沿用相同的協議關係。

本體提供共通的語意；連接器則負責擷取紀錄並執行獲准的動作。引用條款也需要擷取資料，並對照正確的合約版本進行驗證。FAIS 會將這些能力納入工作流程，而非假設只要將協議結構化，就會自動具備這些能力。

讓客戶更快查到議定的產品與價格

依協議提供專屬查詢管道，讓客戶能自行查找可訂購產品與議定價格，不必每次都請客戶業務團隊重新梳理條款。一個有公開紀錄的案例說明了這項改變的價值：SAP 在其 2026 年 10 月 15 日的客戶案例中，描述 Ericsson 客戶在多年期框架協議下再次採購時，會詢問可選購的產品、配置及價格。

過去，客戶代表以人工方式蒐集資訊、核對條款並準備報價。SAP 指出，有些報價需要超過 2 週才能完成。Ericsson 使用 SAP Commerce Cloud 建立協議專屬線上商店，讓客戶瀏覽產品、產生報價並下單。根據同一份報導，之後許多這類需求只需幾分鐘或幾秒鐘就能完成。

報導中的改善來自數位商務，並非已獲實證的 AI 代理成果。Ericsson 隨後開始評估能分析需求並準備建議報價、交由人員審核的 AI 代理，同時由員工保有監督與決策權。

務實的起點，是讓適用的合約條款更容易取得。您可以先在範圍明確的報價流程中建立這項基礎，再逐步導入 AI 代理協助準備報價，無須汰換現有系統。

連接器製造商的作業會如何改變？

以下以一家透過多年期框架協議供貨給機械設備製造商的台灣連接器製造商為例，說明可能的作業情境。

導入前。 採購方要求 2 個連接器系列的報價，其中包含一種新的纜線長度。客戶經理找出協議，確認產品是否在涵蓋範圍內及適用的價格表，再請業務主管決定如何處理新的長度規格。準備報價必須仰賴人工彙整這些答案。

導入後。 串接後的工作流程擷取協議與產品紀錄。AI 代理準備草稿，並附上相關條款及價格條件的引用依據。擷取的紀錄中找不到與新長度規格相符的訂購權益，因此該報價明細維持待處理狀態，並轉交給紀錄中的核准負責人，也就是業務主管。

業務主管判定該品項是否在協議涵蓋範圍內，或是否需要另行核准的條款。客戶經理檢查草稿，並在例外處理完成後才送出報價。軟體負責準備例行資訊；負責人員則決定商務例外的處理方式，並正式發出報價。

您的軟體應檢查哪些協議規則？

協議規則必須反映合約內容及實作該合約的系統。Microsoft 於 2026 年 4 月 27 日更新的 Dynamics 365 Supply Chain Management 文件指出，銷售協議的價格與折扣優先於貿易協議定價。銷售訂單的要求出貨日期若落在協議有效期間內，即符合適用協議條款的資格。

這些是具體的系統實作規則，並非應套用於所有合約的通則。每筆草稿明細都應保留協議版本、產品關係、適用價格條款、相關日期及例外負責人。Dynamics 365 也會將已確認的協議版本儲存在歷程紀錄中；保留草稿所依據的版本，有助於審核其依據。

本季應從哪裡開始？

一個實用的起點，是選擇 1 個具有有效框架協議的產品系列。梳理其產品與條款、串接必要紀錄，並以先前已審核的案例測試報價草稿。測試內容應包含已失效條款、找不到對應資料的品項及價格例外。

衡量從收到需求到報價完成審核的時間，以及因合約錯誤而遭退回的草稿占比。依據這些觀察結果，判斷工作流程是否已適合擴大應用，而非事先假定能節省多少。

FAIS 建置基礎企業本體與客製化工作流程自動化。在報價方面，我們的做法會將協議關係串接至草稿準備與審核規則。如果您的團隊每次回覆客戶前，都得重新梳理協議條款，導入時要釐清的問題就是：應先讓哪些關係與查核項目可以重複使用。討論您的報價流程，能為這項工作界定具體範圍：需要串接的紀錄、需要準備的草稿，以及仍由您的人員掌握的決策。