月結作業：讓 AI 代理負責追蹤佐證，而不是核准分錄

提供財務部門一份應計準備資料包，將每張採購單連結到其負責人、交貨佐證與適用的作業程序。由 AI 代理彙整這份資料包，並標示缺漏的資訊。會計判斷與分錄過帳的核准權，則保留在財務部門。這是我們建議的範圍明確的試點，而不是全自動會計。

這個起點相當具體。在 2026 年 8 月 13 日發表的一篇導入說明中，AWS 與 Rivian 描述了採購單應計作業的內容，包括從 ERP 擷取的資料、試算表模型、寄送電子郵件向負責人確認交貨日期，以及應計金額計算。佐證資料的蒐集本身就是這項工作量的一部分，而不是另外獨立的行政作業。閱讀 AWS 與 Rivian 的導入說明。

要自動化的是追蹤佐證，而不是會計結論。

Rivian 的工作流程說明了什麼

文件中記錄的導入範圍，不只是蒐集確認回覆。其 AI 代理會從知識庫擷取作業程序、依重大性將採購單分流、與 SAP 及電子郵件工具互動、計算應計金額，並建立暫存（parked）分錄供財務部門審閱，同時管理核准工作流程。暫存分錄是該說明所描述的審閱交接點，並不代表已經過獨立核准的過帳。AWS 說明其架構與審閱交接方式。

該說明指出，每個週期可省下超過 15 天的人工作業。請將此視為該公司自行申報、涵蓋整個導入範圍的個別成果，而不是月結時程縮短了 15 天，也不是對您團隊的預測。這個數字也沒有單獨區分出交貨佐證蒐集所帶來的效益。查看其公布的成果。

KPMG 一篇未標示日期的分析，描述多個協同運作的 AI 代理在既有財務系統中持續監控交易、標示異常並準備分錄草稿。該頁面描述的是更廣泛的營運模式，而非經過量測的客戶成果。閱讀 KPMG 對代理式結帳的說明。

1. 定義工作底稿與規則

從現有的應計工作底稿中，選定範圍明確的一類採購單。在接上 AI 代理之前，先請財務部門明訂會計政策、可接受的佐證資料、呈報規則與核准責任。

在這個建議的試點中，輸入項目必須明確：採購單及其明細行的識別碼、負責人、相關期間、既有的交貨紀錄，以及已核准的作業程序版本。為每個欄位指定權威來源，以及有權更正該欄位的人員。

我們會先把這些關係對應到一個小型的共用企業資料模型。範圍是這份工作底稿的準備流程，而不是打造一套取代 ERP 的系統。會計處理方式、重大性門檻與計算方法應由財務部門訂定，不要照搬其他公司的導入做法。

2. 蒐集佐證，但不憑空製造確定性

試點只開放約定紀錄的唯讀權限。初期先讓它針對缺漏的確認事項草擬詢問，由人員審閱後再寄出。日後若開放寄送權限，也應限定於已核准的收件人、措辭與後續追蹤規則。

每一筆蒐集到的回覆，都必須保留其來源、收到時間與對應採購單的連結。要區分負責人本身的陳述與所附的交貨紀錄；哪些佐證足夠，由財務部門決定。

我們建議的例外處理刻意訂得很明確。負責人不明時，轉給指定的流程負責人。日期互相矛盾時，附上兩方來源交給財務部門。未獲回覆的詢問維持未解決狀態。無法有把握比對的文件，不納入完成的資料包。不要讓 AI 代理因為對方沒有回應，就推論已經交貨。

3. 準備交接，而不是過帳

產出應該是一份附註解的工作底稿與佐證資料包。每個項目都要列出佐證紀錄、所依據的作業程序、缺漏資訊，以及建議的審閱路徑。

第一次試點不要涉及分錄的建立與過帳。是否需要提列應計、如何處理、金額多少，都應由財務部門決定，任何分錄也都應透過既有流程核准。這些是我們建議的試點界線，並不是在描述 Rivian 的存取控制。

這樣的取捨是刻意的：範圍較窄的試點會讓財務部門保留較多工作，但能回答一個更精準的問題——佐證蒐集能否讓準備工作更輕鬆，同時不增加審閱負擔？不要把這條界線誤當成完整的月結流程再造，也不要堅持先完成整體再造，才開始測試交接。

4. 執行前先議定驗收測試

以同一組約定的採購單（包括資料不完整與互相矛盾的案例），比較現行流程與建議的工作流程。準備時間要一路量測到審閱者驗收為止，而不只是量到產出初稿的時間。

依類型記錄審閱者所做的更正，並在約定的截止時點統計尚未解決的例外。將實際投入的準備時間與等待回覆的時間分開計算。驗收條件應包括：佐證紀錄可追溯，且沒有任何未經授權的分錄寫入。

先量測基準，再與財務部門共同訂定改善目標；不要直接套用他人公布的節省成果。在檢視過 ERP 存取權限、負責人紀錄、佐證來源與資安限制之前，我們不會預估成本與導入所需時間。

下一步，請選定一份應計工作底稿，並定義審閱者必須收到哪些內容才會驗收。唯有佐證資料包確實節省了準備工作，且沒有把隱藏的工作量轉嫁到更正作業或未解決的例外上，才擴大範圍。