用已完成的工作紀錄，讓有經驗的同事更容易被找到

您的專案負責人需要找一位曾在這台設備上處理過間歇性驅動器故障的人，卻花了整個上午四處打聽。以已完成工作紀錄為基礎的專長名錄，能幫助這位負責人更快找到對的同事，並顯示是哪一件工作讓這位同事值得聯絡。

本體（ontology）是貴公司共用的業務模型：它把人員、專案、設備、維修服務工作，以及每個人擔任的角色連結起來，讓軟體能以團隊所使用的相同業務意義，回答「這件事是誰處理的？」。Functional AI Solutions 在您既有的維修服務、專案與人資系統之上建立這個模型，並從每位使用者有權檢視的資料來源自動擷取資訊。

有實證依據的專長名錄能為您帶來什麼？

• 減少四處打聽。 依設備與故障類型搜尋，就能找到與該設備已完成工作相連結的同事。
• 第一次溝通更有成效。 每項推薦都會顯示工作內容、日期與紀錄中的角色，讓提出需求的人帶著具體問題前去請教。
• 讓既有系統發揮更大價值。 您的維護與專案紀錄早已保存這些歷史；本體讓這些資料能依人員搜尋。
• 可重複使用的基礎。 一旦設備、員工與職責在各系統之間共用同一個身分識別，下一個工作流程（例如派工或新人到職）就能從這個模型出發。

關鍵機制在於關係：一筆維修服務紀錄寫明某位技術人員在特定日期、針對特定機台診斷出一項故障。本體將這位技術人員連結到唯一的員工身分，將這台機台連結到唯一的設備系列，並將這項行動對應到一個明確定義的角色。名錄搜尋的是這些關係，而不是零散的文字。

為什麼搜尋應納入已完成的工作紀錄

Microsoft 在2026 年 10 月 12 日發表、說明其自身人資轉型的文章中，描述其員工如何使用 People agent（Frontier）尋找同事、導師與領域專家，並藉由相關脈絡為這些對話做好準備。

推薦的來源，決定了它能告訴您什麼。Microsoft 的 People Skills 說明文件最後更新於 2025 年 6 月 5 日，其中指出，其技能推論目前僅採用 Microsoft 365 的訊號，例如文件、電子郵件、聊天與會議，並未使用其他業務應用程式中的活動。同一頁面也提到，一般更新週期為 30 天，且不納入超過 90 天的活動。文件並註明，對於很少使用 Microsoft 365 的第一線與現場人員，成效可能有限。

若要掌握設備方面的專長，請加入描述工作本身的紀錄。去年完成的一次驅動器維修，就記錄在維修服務系統中，附有日期、資產與具名的技術人員，可與您現有的各種技能檔案並行使用。

讓每項推薦清楚說明它呈現的是什麼

本體會將四種證據分開處理：

• 專案參與： 在專案中有書面紀錄的角色，附有日期與佐證紀錄。
• 推論技能： 軟體根據現有訊號提出的建議，並標示為推論結果。
• 員工確認的技能： 經員工本人確認的技能，與推論結果分開儲存。
• 專業資格： 適用範圍與有效性皆經查核的證照或資格。

這些區分能顯示一位同事究竟是診斷了故障、協調了到場服務，還是核准了預算。紀錄中的經驗能指引您找到值得交談的對象；經查核的資格與目前的授權才是指派的依據，而指派的決定權仍在負責的主管手上。

對尋找經驗的專案負責人而言，有什麼改變？

以一家正在準備包裝產線改造的台灣製造商為例，這是一個示意情境。專案負責人需要一位曾在該設備系列上處理過間歇性驅動器故障的人。

之前： 負責人傳訊息給熟識的同事、搜尋專案資料夾，再另外查詢維護系統。

之後： 負責人搜尋該設備系列與故障類型。連接器擷取負責人有權檢視的已完成維修服務紀錄。本體將每項診斷職責連結到一位員工，並將每項資產連結到其所屬的設備系列。名錄列出相關同事，附上工作日期、資產編號與紀錄中的角色，並標示出僅顯示參與情形的結果。負責人直接打電話給對的人；任何指派則由直屬主管決定。

問題從「誰可能知道？」轉變為「這項工作是誰處理的，他們做了什麼？」

FAIS 為這些關係建立模型，並將擷取自動化與之串接，同時您的維修服務與專案系統維持原樣。每新增一個資料來源，都需要一個連接器、可靠的身分比對與權限檢查。

如何在單一團隊中測試這份名錄？

專長名錄試點最適合在單一工程或維修服務團隊中，以實際需求進行，並與四處打聽的方式相比較。請衡量：

• 從提出需求到找到有用聯絡人所需的時間；
• 提出需求的人認為推薦的同事具相關性的頻率；
• 每筆引用的紀錄是否支持所陳述的職責；
• 員工提交了多少更正，以及這些更正是否改變了後續結果。

請將缺漏的紀錄視為涵蓋範圍的缺口，而非對能力的評判，並讓員工能更正錯誤的關聯。Microsoft 的 Skills 透明度說明文件採取類似的邏輯：使用者可以確認、拒絕與新增技能，而 Microsoft 也承認 AI 可能誤解一個人的角色或活動。

從您自己的紀錄著手

您的第一個決定，是哪些已完成工作的紀錄能讓推薦值得信賴：維修服務工作、試運轉報告，還是專案指派。Functional AI Solutions 建立本體與自動化，將這些紀錄轉化為團隊可以檢視、並能延伸到下一個工作流程的名錄。如果您的專業經驗只存在於維修服務紀錄與少數幾個人的記憶中，這正是值得好好談一談的話題。