如何保存 AI 採購決策紀錄，讓企業後續檢視更輕鬆

當採購佐證分散在共用資料夾、聊天核准訊息與 AI 追蹤紀錄中，幾個月後要檢視一筆採購，就得重新拼湊當時的作業過程。保存 AI 採購決策紀錄，串接佐證、建議、核准與已確認的 ERP 結果，團隊就能檢視案件，而不必重新蒐集所有資料。

本體（ontology）是描述企業物件及其關係的共用模型。將請購單、佐證版本、建議、審核者與已執行的動作串接起來，就能為自動化建立架構，讓紀錄隨採購作業同步彙整。這能減少事後蒐集佐證的工作，並為後續工作流程建立可重複運用的基礎。

FAIS 的企業本體與工作流程方法將這套模型連接至既有系統。ERP 仍是交易系統，佐證儲存庫則提供支持資料。合適的連接器與共用定義能保留現有軟體的價值，並讓未來的 AI 代理重複運用已建立的關係，而不必為每項任務重新建立。

採購紀錄應包含哪些內容？

採購決策紀錄應保存建議、採用的佐證與規則、審核者的決定，以及已確認的 ERP 結果。以下是建議的實作綱要，並非 PostHog 的要求，也不是通用的法定最低要求。

• 請購單：固定不變的識別碼、申請品項、數量、申請人與相關業務用途。
• 佐證版本：採用的供應商報價、庫存狀況或其他資料，以及其版本與擷取時間。若原始資料可能變動，應保存經授權的快照或選定摘錄。
• 適用規則：本案採用的採購政策版本與核准條件。
• 建議：擬採取的動作、已記錄的業務理由與支持佐證的參照；保留追蹤識別碼，以便在追蹤資料仍可取得時進行診斷查詢。
• 審核者決定：審核者身分、核准或駁回、所做變更與時間戳記。
• 已執行的動作：ERP 紀錄識別碼、送出的欄位值與已確認的結果，包括失敗或後續更正。

建議、核准與已執行的交易應明確區分。三者各自是獨立物件，並連結至同一張請購單，讓審核者有明確的問題可逐一確認，而不必解讀一段對話。

將分散的佐證整合成相互連結的採購案件

以一家台灣製造商的示意案例為例，其採購助理建議補購軸承。導入前，報價放在共用資料夾，建議留在追蹤紀錄，核准出現在聊天訊息，最後的採購單則存於 ERP。日後檢視時，審核者必須手動彙整案件資料。

導入後，串接的工作流程會記錄各個交接環節：

1. 助理的建議會參照當時實際採用的報價與庫存佐證。
2. 工作流程自動化會記錄適用的採購規則、請求人工核准，並附上審核者的決定。
3. 核准後，ERP 連接器會送出採購單，並在同一案件下記錄已確認的識別碼，或記錄送出失敗。

FAIS 會為這些關係建立模型並串接相關系統，將佐證擷取融入每個交接環節，而不是事後再加上一項歸檔工作。記錄下來的理由，是隨建議提供的說明，並不代表能存取模型的內部推理，也不是正確性的證明。

PostHog 診斷資料到期後，還會留下什麼？

PostHog 的保留政策說明了為什麼診斷遙測資料與業務佐證需要各司其職。追蹤紀錄協助調查軟體行為；採購紀錄則說明為何建議採購、誰接受了建議，以及後續發生了什麼。

PostHog 在 2026 年 10 月 27 日的公告中，預定於 2026 年 11 月 30 日調整事件儲存方式。特定診斷屬性與個人資料更新指令，包括 $set 和 $set_once，會在收到後 60 天到期。由此產生的個人屬性仍會保留；事件及其其他屬性則照常保留。功能旗標呼叫會移至專用儲存區，保留 90 天。這項變更針對特定資料，而非所有客戶事件。公告。

於 2026 年 10 月 29 日查閱的文件說明，完整的 AI 事件副本會保留 30 天，同時另存一份精簡事件，移除輸入、輸出與工具等大型屬性。較舊的追蹤紀錄仍可保留模型、供應商、token 數、成本、延遲與追蹤識別碼，但不含生成時的輸入或輸出內容。AI 事件保留政策。

PostHog 文件記載，Cloud 事件在免費方案保留 1 年，在付費方案保留 7 年。這些期限與原始對話的保留期限不同。一般事件保留政策。

擴大工作流程前，先驗證能否調閱紀錄

從一項既有採購流程開始。請採購、財務、法務與相關資料負責人共同選定所需佐證、各類紀錄的保留期限與存取權限。這些決定應以企業須履行的義務為依據，而不是依循診斷資料的保留期限。

在無法取得診斷資料內容的情況下，進行一次案件重建測試。請獲授權的審核者找出請購內容、檢查佐證版本、說明適用規則、確認核准者，並核實 ERP 結果。同時也要測試來源連結失效，以及未經授權嘗試存取的情境。

FAIS 的 AI 代理維運工作可包含在跨越保留期限前後重複執行這項測試。擴大自動化前，先衡量調閱所需時間、佐證缺漏情形，以及 ERP 結果尚未確認的案件數。

接下來要決定的是某一項採購工作流程必須保存哪些佐證，而不是如何保留每段對話。與 FAIS 討論採購流程及系統間的關係，有助於確立共用模型與自動擷取應部署在哪些環節，讓後續檢視依靠相互連結的案件紀錄，而非事後重新拼湊。